Aktualności

Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Z dniem 1 stycznia 2022 r. został uruchomiony Krajowy System e-Faktur, dalej KSeF. Jest to system teleinformatyczny służący do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W aplikacji KSeF są dostępne następujące funkcje:

– nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,

– powiadamianie podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu,

– uwierzytelnianie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z systemu,

– wystawianie, otrzymywanie, przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,

– dostęp do faktur ustrukturyzowanych,

– oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system,

– analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu aplikacji KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070).

Dostęp do systemu jest możliwy poprzez e-Urząd Skarbowy bądź poprzez aplikację podatnika KSeF dostępną na stronie:

https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzie-wersja-produkcyjna/

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.

Należy jednak rozróżnić system faktur ustrukturyzowanych KSeF od systemu faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowalne lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666). Są to dwa odrębne systemy fakturowania.

Wystawianie faktur w KSeF odbywa się przy użyciu programu finansowo-księgowego podatnika. Gotowa faktura jest przesyłana do systemu poprzez API. W tym celu konieczne jest uwierzytelnienie podatnika w systemie. Zgodnie z art. 106na ust. 1 fakturę ustrukturyzowana uznaje się za wystawiona w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwierzytelnienia można dokonać za pomocą:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, lub
podpisu zaufanego,

i

wygenerowanym przez KSeF ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz jego uprawnień – po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3

oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających NIP i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień jest możliwa również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu ZAW-FA.

Otrzymywanie faktur ustrukturowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury. W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę jest zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura może być przekazana w postaci elektronicznej lub papierowej.

Zgodnie z art. 106na ust. 3 faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Faktury w KSeF są przechowywane przez okres 10 lat. Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z ich przechowywania i archiwizowania.

Podatnicy wystawiający faktury w KSeF są zwolnieni z przekazywania JPK-FA.

Przepisy umożliwiają nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla kancelarii podatkowych lub konkretnej osoby fizycznej.

Od 1 lipca 2023 roku rozpoczynamy świadczenie usługi polegającej na pomoc we wdrażaniu systemu KSeF. Firmy posiadające podpisaną stałą umowę o współpracy z Kancelarią mogą skorzystać z darmowej pomocy w tej kwestii. Dla pozostałych podmiotów cena zaczyna się od 400,00 zł netto. Od 1 lipca 2024 roku obowiązek wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF będzie miał zastosowanie do podatników, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

Zasady stosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Do stosowania MPP zobowiązany jest każdy podmiot gospodarczy, niezależnie od tego, czy jest mikroprzedsiębiorcą, małą, średnią, czy dużą firmą jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

– transakcja dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2002 r. poz. 931 ze zm.); wystarczy żeby na fakturze była tylko jedna pozycja dotycząca towarów lub/i usług z załącznika 15 (tzw. towary lub usługi wrażliwe),

– kwota należności brutto wykazana na fakturze dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług przekracza 15.000 zł,

– jest dokonywana na rzecz podatnika.

Zgodnie z art. 108a ust. 2 ustawy o VAT podzielona płatność polega na tym, że:

zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT, natomiast
zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury dokonywana jest na rachunek bankowy albo rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.

Metoda podzielnej płatności może być zastosowana do:

– zapłaty za więcej niż jedną fakturę, tzw. zbiorczej płatności,

– zapłaty zaliczki, tj. płatności dokonywanych przed wystawieniem faktury,

– wpłaty kwoty odpowiadającej kwocie podatku oraz należności celnych na rzecz przedstawiciela bezpośredniego lub pośredniego w rozumieniu przepisów celnych.

Podatnik wystawiając fakturę zawierającą towary lub usługi wrażliwe ma obowiązek umieści na tej fakturze wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”.

W przypadku wystawienia przez sprzedawcę faktury bez wymaganego oznaczenia jest on zobowiązany do wystawienia faktury korygującej. Taką fakturę może również poprawić nabywca wystawiając notę korygująca.

Podatnik który dokonuje zapłaty za faktury w systemie podzielonej płatności jest zwolniony z odpowiedzialności solidarnej i nie ponosi ryzyka nałożenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w VAT. Dodatkowo nie będzie miał obowiązku zapłaty podwyższonych odsetek za zwłokę.

Korzystanie z MPP daje możliwość obniżenia kwoty zobowiązania podatkowego w VAT o skonto.

W przypadku wystąpienia o zwrot podatku na rachunek VAT, urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia deklaracji.

Środki zgromadzone na koncie VAT można wykorzystać do zapłaty:

– faktur MPP,

– podatku VAT,

– podatku dochodowego od osób prawnych,

– podatku dochodowego od osób fizycznych,

– podatku akcyzowego,

– należności celnych,

– składek ZUS i KRUS.

Jeżeli na rachunku VAT zgromadzisz zbyt dużą ilość środków finansowych, możesz złożyć do urzędu skarbowego wniosek o ich przekazanie na rachunek rozliczeniowy.

Jak korzystać z białej listy podatników VAT?

Szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ust. 1 ustawy o VAT prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:

w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Powyższy wykaz jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę. Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Natomiast zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.

Dane zawarte w wykazie można sprawdzić przez wyszukiwarkę – Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, pod adresem:

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

W sytuacji gdy w wykazie nie ma kontrahenta, z którym podatnik chce zawrzeć transakcję można wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

W przypadku ewentualnych błędów podatnik powinien je zgłosić:

– do właściwego dla siebie urzędu skarbowego lub na adres WykazPodatnikow@mf.gov.pl ,

– do CEDiG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem tej ewidencji,

– do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzenia, czy rachunek jest w systemie teleinformatycznym STIR.

Numery kont zawarte w białej liście mają ścisły związek z obowiązkiem dokonywania płatności powyżej 15 000 zł na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Dokonanie płatności należności wynikającej z otrzymanej faktury na kwotę powyżej 15 000 zł na inny rachunek niż zamieszony w wykazie prowadzonym przez Szefa KAS naraża podatnika na konsekwencje podatkowe, m.in. w zakresie odpowiedzialności solidarnej nabywcy (podatnika VAT) za zaległości podatkowe dostawcy towaru lub usługodawcy. W celu uniknięcia konsekwencji podatkowych podatnik musi w ciągu 7 dni złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, zawiadomienia na formularzu ZAW-NR o zapłacie należności na rachunek bankowy inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów.

Zawiadomienie ZAW-NR można złożyć zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej za pomocą serwisu e-Urząd Skarbowy

https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/

Zawiadomienie można złożyć za:

– siebie,

– inna osobę fizyczna,

– inny podmiot, który nie jest osoba fizyczna.

Aby jednak złożyć zawiadomienie w imieniu innego podmiotu należy posiadać pełnomocnictwo ogólne (PPO-) lub szczególne (PPS-1).